Zmiana adresów środowisk KSeF - komunikat Min. Fin. dla integratorów

Źródło: Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (1263) z dnia 1.02.2026, strona 13 
Dział: Informacje o nowych przepisach

Ministerstwo Finansów (dalej: MF) w komunikacie z 15 stycznia 2026 r. (zamieszczonym na stronie internetowej www.gov.pl) poinformowało integratorów o zmianie adresów środowisk KSeF. Z komunikatu tego wynika, że zmiana ma charakter techniczny - polega na aktualizacji wykorzystywanych adresów usług i nie wpływa na zakres oraz sposób działania udostępnianych interfejsów API. Wszystkie dotychczasowe adresy pozostawały zaś aktywne w okresie przejściowym (aby umożliwić integratorom stopniowe przełączenie systemów na nową adresację).

MF wyjaśniło m.in., że:

• 15 grudnia 2025 r. nastąpiło udostępnienie nowych adresów (dla środowisk testowych oraz dla środowiska produkcyjnego),
• po 10 stycznia 2026 r. dla środowisk testowych zostały uruchomione automatyczne przekierowania ze starych adresów na nowe (jeżeli klient HTTP lub wykorzystywana biblioteka integracyjna nie obsługiwała przekierowań, konieczna była ręczna aktualizacja adresów bazowych po stronie integratora),
• 17 stycznia 2026 r. dotychczasowe adresy środowisk KSeF zostały całkowicie wyłączone (bez dalszych przekierowań) i po tej dacie wywołania pod stare adresy nie są realizowane,
• od 1 lutego 2026 r. - środowisko produkcyjne jest dostępne wyłącznie z wykorzystaniem nowych adresów.

UWAGA! Adres usługi MCU pozostaje bez zmian.

Nowe adresy środowisk wskazane przez MF:

Dla samofakturowania:

ZAW‑FA składa JAN KOWALSKI jako podatnik (NIP YYYYYYYYYY), a w części C wskazuje osobę ze spółki XXXXXXXXXX, która ma mieć uprawnienia w KSeF.

Założenia do przykładu JAN KOWALSKI jest podatnikiem VAT (JDG) o NIP YYYYYYYYYY.

Spółka kapitałowa XXXXXXXXXX jest nabywcą, który ma wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w imieniu Jana Kowalskiego. Na ZAW‑FA zawsze wskazujesz osobę fizyczną (konkretnego przedstawiciela spółki), nie samą spółkę.

Sekcja A – miejsce i cel Pole z urzędem skarbowym: właściwy urząd Jana Kowalskiego (według jego zasad ogólnych). Cel złożenia: zaznaczasz „nadanie uprawnień” (zazwyczaj poz. 6.1 – „1”).

Sekcja B – dane podatnika

B.1: wpisujesz dane Jana Kowalskiego: imię, nazwisko, NIP YYYYYYYYYY (podatnik / podmiot nadający uprawnienie).

B.2: adres zamieszkania / prowadzenia działalności Jana Kowalskiego.

B.3: e‑mail do korespondencji – na ten adres przyjdzie UPO/komunikat z urzędu.

Sekcja C – osoba uprawniona do KSeF. Wskazujesz osobę fizyczną reprezentującą spółkę XXXXXXXXXX (np. pracownika/pełnomocnika), która będzie wystawiać faktury w imieniu Jana Kowalskiego.

C.1: imię i nazwisko tej osoby.

C.2: jej NIP (jeżeli ma działalność) lub PESEL; gdy brak – data urodzenia zgodnie z formularzem.

C.3: zaznaczasz odpowiedni zakres uprawnień – co najmniej wystawianie faktur w KSeF w imieniu podatnika (możesz też zaznaczyć zarządzanie uprawnieniami, jeśli ta osoba ma dalej delegować dostęp w spółce).

Sekcje D/E – podpis i wysyłka. Część D/E: podpisuje JAN KOWALSKI (osobiście albo kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym, jeśli wysyła elektronicznie).

Po zarejestrowaniu ZAW‑FA osoba wskazana w sekcji C loguje się do KSeF i może wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w imieniu Jana Kowalskiego (podatnika o NIP YYYYYYYYYY).

Prosimy o zapoznanie się z Krajowym Systemem eFaktur

-->> Plik do pobrania - Pobierz

https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/

Kluczowe jest jasne określenie odpowiedzialności (podatnik odpowiada za poprawność) i zapewnienie wsparcia w przejściu na nowy system, w tym odbieranie faktur od dużych kontrahentów. 

Aby zarejestrować się w KSeF, należy wejść na stronę www.ksef.mf.gov.pl i postępować zgodnie z instrukcjami.

Jest to odpowiedź na pytanie, jak zarejestrować się do KSeF w przypadku właścicieli przedsiębiorstw lub podatników, którzy nie są osobami fizycznymi, ale posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP. W innej sytuacji najpierw należy złożyć wniosek na formularzu ZAW-FA we właściwym urzędzie skarbowym.

Moną założyć ZAW-FA online jednak:

Należy wypełnić i elektronicznie podpisać formularz ZAW-FA (plik pobrany PDF ze strony podatki.gov.pl), używając Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Następnie zalogować się do platformy ePUAP i wybrać opcję „Złóż pismo do urzędu” → Pismo Ogólne

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące ZAW-FA

Na stronie internetowej MF (www.gov.pl) zamieszczono odpowiedzi na pytania dotyczące KSeF, w tym ZAW‑FA. Wynika z nich m.in., że:

• osoba fizyczna (która posiada uprawnienia właścicielskie) może zalogować się do KSeF, korzystając np. z podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego; w przypadku gdy podpis nie zawiera NIP ani PESEL, trzeba zgłosić dane tego podpisu; należy to zrobić korzystając z formularza ZAW-FA; system na tej podstawie powiąże dany podpis z konkretnym podatnikiem,
• jeśli podatnik niebędący osobą fizyczną (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich - bez zgłoszeń w US; gdy nie posiada pieczęci - składa ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF (do wystawiania faktur, dostępu do faktur, odbierania i nadawania uprawnień); ta osoba może potem nadawać kolejne uprawnienia już elektronicznie w KSeF (np. spółka składa ZAW-FA podpisane przez osobę reprezentującą spółkę i wskazuje np. dyrektora finansowego; dyrektor, jako osoba wskazana w ZAW-FA, nadaje następnie kolejne uprawnienia (np. księgowym) elektronicznie w KSeF, bez składania kolejnych ZAW-FA),
• podatnik niebędący osobą fizyczną nie może zgłosić w ZAW-FA więcej niż jednej osoby "z pełnią uprawnień" - w ZAW-FA zgłasza się tylko pierwszą osobę o najszerszych uprawnieniach, kolejne osoby z pełnymi uprawnieniami można dodać elektronicznie w KSeF - zrobi to ta pierwsza, uprawniona osoba,
• gdy firma nagle zakończy współpracę z osobą zgłoszoną w ZAW-FA i nie ma innej osoby z pełnymi uprawnieniami, wówczas musi złożyć nowe ZAW-FA, wskazując kolejną osobę w miejsce dotychczasowej - to przywróci możliwość zarządzania uprawnieniami,
• uprawnienia działają po wprowadzeniu do systemu (przy zgłoszeniu elektronicznym - zwykle od razu po przetworzeniu, przy zgłoszeniu przez ZAW-FA - urząd skarbowy najpierw zweryfikuje dokument i wprowadzi uprawnienia, a podatnik dostanie e-mail z potwierdzeniem; wysyłka ZAW-FA pocztą oznacza naturalne opóźnienie o czas doręczenia),
• komornik (osoba fizyczna) może korzystać z KSeF bez zgłoszeń - system rozpozna status na podstawie rejestrów; komornik może nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie; natomiast organ egzekucyjny musi złożyć ZAW-FA do właściwego naczelnika US (nadanie/odebranie uprawnień),
• jeśli spółka ma własny program księgowy zintegrowany z KSeF, to autoryzacja odbywa się w ramach tego programu (nieważne, z jakiego oprogramowania korzysta spółka - zawsze musi być spełniony wymóg autoryzacji; jeśli spółka nie ma pieczęci kwalifikowanej, to do pierwszej autoryzacji musi złożyć ZAW-FA w urzędzie skarbowym).

Ponadto na pytanie: "Czy uprawnienia nadane pracownikom firmy w KSeF 1.0 będą ważne w systemie KSeF 2.0.?" MF odpowiedziało:

"Nie, skorzystanie z uprawnień nadanych w systemie KSeF 1.0 nie będzie możliwe w KSeF 2.0, za wyjątkiem uprawnień nadanych na podstawie ZAW-FA i tzw. uprawnień "właścicielskich" (przypisanych do NIP domyślnie, systemowo). Od 1 listopada 2025 r. udostępniony zostanie Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwi nadawanie uprawnień pracownikom firm zgodnych z nowym modelem uprawnień, z których będzie można skorzystać od 1 lutego 2026 r wraz z uruchomieniem systemu KSeF 2.0."

https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Główne obszary którymi podatnicy powinni się zainteresować:

1. Aspekty techniczne i oprogramowanie:
   1. Integracja: Proszę o  upewnienie się, czy Państwa program księgowy jest zintegrowany z KSeF.
   2. Narzędzia: Proszę o sprawdzenie posiadania pieczęci elektronicznej czy e-podpisu kwalifikowanego.
   3. Proszę o nadanie nam uprawnień do dostępu do faktur:
      1. Osobie fizycznej do pracy w KSef
      2. Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL
      3. NIP biura oraz imię i nazwisko 
      4. przeglądania faktur oraz przeglądania historii sesji (generowania UPO)

• Procedury i obieg dokumentów:
  1. Wystawianie faktur sprzedaży: W naszym biurze to klient wystawia sam faktury swoim kontrahentom. Właściciel przedsiębiorstwa nie musi osobiście wystawiać faktur w KSeF. Może nadać uprawnienia do wykonywania tej czynności swoim pracownikom. Upoważnienia tego typu można dokonać drogą elektroniczną w programie służącym danej firmie do obsługi KSeF. Może to być narzędzie oferowane przez Ministerstwo Finansów, jak i oprogramowanie komercyjne.
  2. Odbieranie faktur kosztowych: Kluczowe jest, abyśmy jako biuro mieli uprawnienia do pobierania faktur bezpośrednio z KSeF, w tym od dużych firm (np. dostawców mediów), które będą wystawiać tylko w KSeF. Początkowo prosimy o przesyłanie pobranych faktur drogą mailową bądź osobiście. (jak to miało miejsce do tej pory).
  3. Akceptacja i weryfikacja: Prosimy o ustalenie procesu merytorycznej akceptacji faktur przed ich księgowaniem.
  4. Kod QR: Faktury wysyłane poza system muszą mieć kod QR do weryfikacji (bez kosztów).
• Zarządzanie uprawnieniami:
  1. Pełnomocnictwa: Klient musi nadać biuru odpowiednie uprawnienia (np. "Dostęp do faktur ") w systemie KSeF. W momencie nadania uprawnień, proszę o poinformowanie biura drogą mailową oraz informację, kto w państwa Firmie będzie miał nadane uprawnienia do korzystania z KSeF od Państwa strony (w celu ustalenia osoby do kontaktu – dot. głównie spółek)

https://mcu.mf.gov.pl/web/login

1. Zarządzanie uprawnieniami: Prosimy o ustalenie,  kto w Państwa firmie będzie zarządzał uprawnieniami – osoba do kontaktu. Aktualnie pozostawiamy możliwość wysyłania do nas za pomocą maila faktury lub tak jak do tej pory fizycznie.

• Odpowiedzialność i umowa:
  1. Odpowiedzialność podatnika: Prosimy pamiętać, że odpowiedzialność za poprawność transakcji i danych zawsze spoczywa na Naszym Kliencie.
  2. Zmiana umowy: Informujemy, że zaktualizujemy umowę o świadczenie usług księgowych o zapisy dotyczące KSeF i podziału obowiązków – będzie to w formie aneksu.