Prosimy o zapoznanie się z Krajowym Systemem eFaktur

-->> Plik do pobrania - Pobierz

https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/

Kluczowe jest jasne określenie odpowiedzialności (podatnik odpowiada za poprawność) i zapewnienie wsparcia w przejściu na nowy system, w tym odbieranie faktur od dużych kontrahentów. 

Aby zarejestrować się w KSeF, należy wejść na stronę www.ksef.mf.gov.pl i postępować zgodnie z instrukcjami.

Jest to odpowiedź na pytanie, jak zarejestrować się do KSeF w przypadku właścicieli przedsiębiorstw lub podatników, którzy nie są osobami fizycznymi, ale posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP. W innej sytuacji najpierw należy złożyć wniosek na formularzu ZAW-FA we właściwym urzędzie skarbowym.

Moną założyć ZAW-FA online jednak:

Należy wypełnić i elektronicznie podpisać formularz ZAW-FA (plik pobrany PDF ze strony podatki.gov.pl), używając Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Następnie zalogować się do platformy ePUAP i wybrać opcję „Złóż pismo do urzędu” → Pismo Ogólne

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące ZAW-FA

Na stronie internetowej MF (www.gov.pl) zamieszczono odpowiedzi na pytania dotyczące KSeF, w tym ZAW‑FA. Wynika z nich m.in., że:

• osoba fizyczna (która posiada uprawnienia właścicielskie) może zalogować się do KSeF, korzystając np. z podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego; w przypadku gdy podpis nie zawiera NIP ani PESEL, trzeba zgłosić dane tego podpisu; należy to zrobić korzystając z formularza ZAW-FA; system na tej podstawie powiąże dany podpis z konkretnym podatnikiem,
• jeśli podatnik niebędący osobą fizyczną (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich - bez zgłoszeń w US; gdy nie posiada pieczęci - składa ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF (do wystawiania faktur, dostępu do faktur, odbierania i nadawania uprawnień); ta osoba może potem nadawać kolejne uprawnienia już elektronicznie w KSeF (np. spółka składa ZAW-FA podpisane przez osobę reprezentującą spółkę i wskazuje np. dyrektora finansowego; dyrektor, jako osoba wskazana w ZAW-FA, nadaje następnie kolejne uprawnienia (np. księgowym) elektronicznie w KSeF, bez składania kolejnych ZAW-FA),
• podatnik niebędący osobą fizyczną nie może zgłosić w ZAW-FA więcej niż jednej osoby "z pełnią uprawnień" - w ZAW-FA zgłasza się tylko pierwszą osobę o najszerszych uprawnieniach, kolejne osoby z pełnymi uprawnieniami można dodać elektronicznie w KSeF - zrobi to ta pierwsza, uprawniona osoba,
• gdy firma nagle zakończy współpracę z osobą zgłoszoną w ZAW-FA i nie ma innej osoby z pełnymi uprawnieniami, wówczas musi złożyć nowe ZAW-FA, wskazując kolejną osobę w miejsce dotychczasowej - to przywróci możliwość zarządzania uprawnieniami,
• uprawnienia działają po wprowadzeniu do systemu (przy zgłoszeniu elektronicznym - zwykle od razu po przetworzeniu, przy zgłoszeniu przez ZAW-FA - urząd skarbowy najpierw zweryfikuje dokument i wprowadzi uprawnienia, a podatnik dostanie e-mail z potwierdzeniem; wysyłka ZAW-FA pocztą oznacza naturalne opóźnienie o czas doręczenia),
• komornik (osoba fizyczna) może korzystać z KSeF bez zgłoszeń - system rozpozna status na podstawie rejestrów; komornik może nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie; natomiast organ egzekucyjny musi złożyć ZAW-FA do właściwego naczelnika US (nadanie/odebranie uprawnień),
• jeśli spółka ma własny program księgowy zintegrowany z KSeF, to autoryzacja odbywa się w ramach tego programu (nieważne, z jakiego oprogramowania korzysta spółka - zawsze musi być spełniony wymóg autoryzacji; jeśli spółka nie ma pieczęci kwalifikowanej, to do pierwszej autoryzacji musi złożyć ZAW-FA w urzędzie skarbowym).

Ponadto na pytanie: "Czy uprawnienia nadane pracownikom firmy w KSeF 1.0 będą ważne w systemie KSeF 2.0.?" MF odpowiedziało:

"Nie, skorzystanie z uprawnień nadanych w systemie KSeF 1.0 nie będzie możliwe w KSeF 2.0, za wyjątkiem uprawnień nadanych na podstawie ZAW-FA i tzw. uprawnień "właścicielskich" (przypisanych do NIP domyślnie, systemowo). Od 1 listopada 2025 r. udostępniony zostanie Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwi nadawanie uprawnień pracownikom firm zgodnych z nowym modelem uprawnień, z których będzie można skorzystać od 1 lutego 2026 r wraz z uruchomieniem systemu KSeF 2.0."

https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Główne obszary którymi podatnicy powinni się zainteresować:

1. Aspekty techniczne i oprogramowanie:
   1. Integracja: Proszę o  upewnienie się, czy Państwa program księgowy jest zintegrowany z KSeF.
   2. Narzędzia: Proszę o sprawdzenie posiadania pieczęci elektronicznej czy e-podpisu kwalifikowanego.
   3. Proszę o nadanie nam uprawnień do dostępu do faktur:
      1. Osobie fizycznej do pracy w KSef
      2. Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL
      3. NIP biura oraz imię i nazwisko 
      4. przeglądania faktur oraz przeglądania historii sesji (generowania UPO)

• Procedury i obieg dokumentów:
  1. Wystawianie faktur sprzedaży: W naszym biurze to klient wystawia sam faktury swoim kontrahentom. Właściciel przedsiębiorstwa nie musi osobiście wystawiać faktur w KSeF. Może nadać uprawnienia do wykonywania tej czynności swoim pracownikom. Upoważnienia tego typu można dokonać drogą elektroniczną w programie służącym danej firmie do obsługi KSeF. Może to być narzędzie oferowane przez Ministerstwo Finansów, jak i oprogramowanie komercyjne.
  2. Odbieranie faktur kosztowych: Kluczowe jest, abyśmy jako biuro mieli uprawnienia do pobierania faktur bezpośrednio z KSeF, w tym od dużych firm (np. dostawców mediów), które będą wystawiać tylko w KSeF. Początkowo prosimy o przesyłanie pobranych faktur drogą mailową bądź osobiście. (jak to miało miejsce do tej pory).
  3. Akceptacja i weryfikacja: Prosimy o ustalenie procesu merytorycznej akceptacji faktur przed ich księgowaniem.
  4. Kod QR: Faktury wysyłane poza system muszą mieć kod QR do weryfikacji (bez kosztów).
• Zarządzanie uprawnieniami:
  1. Pełnomocnictwa: Klient musi nadać biuru odpowiednie uprawnienia (np. "Dostęp do faktur ") w systemie KSeF. W momencie nadania uprawnień, proszę o poinformowanie biura drogą mailową oraz informację, kto w państwa Firmie będzie miał nadane uprawnienia do korzystania z KSeF od Państwa strony (w celu ustalenia osoby do kontaktu – dot. głównie spółek)

https://mcu.mf.gov.pl/web/login

1. Zarządzanie uprawnieniami: Prosimy o ustalenie,  kto w Państwa firmie będzie zarządzał uprawnieniami – osoba do kontaktu. Aktualnie pozostawiamy możliwość wysyłania do nas za pomocą maila faktury lub tak jak do tej pory fizycznie.

• Odpowiedzialność i umowa:
  1. Odpowiedzialność podatnika: Prosimy pamiętać, że odpowiedzialność za poprawność transakcji i danych zawsze spoczywa na Naszym Kliencie.
  2. Zmiana umowy: Informujemy, że zaktualizujemy umowę o świadczenie usług księgowych o zapisy dotyczące KSeF i podziału obowiązków – będzie to w formie aneksu.